Celkové náklady na vlastnictví: Microsoft 365 vs místní balík Office během 5 let

Microsoft 365 stojí 13 € za uživatele měsíčně. To zní přehledně. Jenže za pět let zaplatí organizace s 50 zaměstnanci téměř 40 000 € na nákladech za předplatné, a to pouze za aplikace Office. Použitá licence Office 2024 Standard od Softtrader stojí 140 € za uživatele jako jednorázová platba. V tomto článku počítáme celkové náklady na vlastnictví, tedy TCO, pro sedm velikostí organizací od 10 do 1 000 uživatelů, dva balíčky Microsoft 365 a dvě použité alternativy. Výpočet vychází z cen Microsoft 365 platných od července 2026 po oznámeném zvýšení cen a z aktuálních cen Softtrader v době psaní článku v dubnu 2026. V těchto cenách zatím nejsou zahrnuty množstevní slevy.

Co porovnáváme?

Poctivé porovnání TCO vyžaduje jasný rámec. Konkrétně porovnáváme náklady na používání desktopových aplikací Office: Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Právě tuto funkcionalitu nabízejí jak Microsoft 365, tak trvalá licence Office.

Microsoft 365 navíc nabízí cloudové služby, které trvalá licence neobsahuje: Exchange Online pro e mail, OneDrive pro cloudové úložiště, Teams pro videohovory a SharePoint Online pro spolupráci. Tyto služby do výpočtu nezahrnujeme, ale věnujeme se jim v části „Co nabízí Microsoft 365, co lokální Office nenabízí?“. Pokud vaše organizace tyto cloudové služby aktivně používá a nemůže nebo nechce je provozovat sama, jde o důležitý faktor vedle samotného výpočtu TCO.

Částky v EUR pro Microsoft 365 jsou orientační a vycházejí z ceníkových cen v USD pro červenec 2026 po měnové úpravě z února 2026. Konečné ceny v EUR se mohou lišit podle regionu a typu smlouvy. Ceny Softtrader jsou aktuální v době psaní článku, tedy v dubnu 2026. Při větších objemech může být cena za licenci výrazně nižší.

Výpočet: TCO na uživatele za 5 let

Níže počítáme celkové náklady za 60 měsíců, tedy 5 let, na jednoho uživatele na základě sazeb Microsoft 365 platných od července 2026.

Microsoft 365 Business Standard vs. Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 vs. Office 2024 Pro Plus

Co to znamená pro vaši organizaci? TCO podle velikosti organizace

Úspora na uživatele je skutečně vidět až ve chvíli, kdy ji vynásobíte počtem zaměstnanců ve vaší organizaci. Níže uvádíme TCO za 5 let pro sedm běžných velikostí organizací ve srovnání s Microsoft 365 Business Standard za 13 € na uživatele měsíčně.

A pro organizace, které nyní používají Microsoft 365 E3, ve srovnání s Office 2024 Pro Plus za 150 € na uživatele:

Velké objemy? Cena je ještě výhodnější. Microsoft nabízí množstevní slevy na předplatné Microsoft 365, ale také u použitých licencí cena za uživatele při větších objemech výrazně klesá. Tyto cenové rozdíly nejsou v tabulkách výše zahrnuty, protože cena projektu závisí na různých faktorech. Softtrader pravidelně realizuje projekty o rozsahu 1 000, 5 000 a dokonce více než 20 000 licencí. Vyžádejte si nezávaznou nabídku pro svou konkrétní situaci a do 24 hodin obdržíte nabídku na míru včetně množstevní slevy.

Analýza bodu zvratu: kdy je Microsoft 365 dražší?

Bod zvratu je okamžik, kdy kumulované náklady Microsoft 365 překročí jednorázovou investici do použité licence. Od tohoto okamžiku platíte za Microsoft 365 více, než byste zaplatili za trvalou licenci.

Závěr je jasný: u Microsoft 365 Business Standard je použitá licence levnější za méně než rok. U Microsoft 365 E3 už po čtyřech měsících. Zbývajících 49 až 56 měsíců pětiletého období pak u Microsoft 365 platíte čistě za předplatné, zatímco použitá licence je již dávno splacená.

Co nabízí Microsoft 365, co lokální Office nenabízí?

Výpočet TCO porovnává náklady na desktopové aplikace Office. Microsoft 365 však zahrnuje více než jen aplikace Office. Férové srovnání vyžaduje, abychom uvedli, co v Microsoft 365 získáte, a co trvalá licence nenabízí.

Microsoft 365 Business Standard zahrnuje Exchange Online, tedy firemní e mail s kapacitou 50 GB, OneDrive s 1 TB cloudového úložiště na uživatele, Teams pro chat a videohovory, SharePoint Online pro intranet a spolupráci a také webové a mobilní verze aplikací Office. Microsoft 365 E3 navíc obsahuje licence Windows Enterprise, pokročilé nástroje pro compliance a správu koncových zařízení prostřednictvím Intune. Více informací najdete v části balíčky a ceny Microsoft 365.

Pokud vaše organizace tyto cloudové služby aktivně používá, například Teams jako hlavní komunikační nástroj nebo Exchange Online jako e mailovou platformu, mají tyto služby hodnotu, která není do výpočtu TCO zahrnuta. Otázkou je, zda tato hodnota ospravedlňuje dodatečné náklady ve výši 640 € až 2 040 € na uživatele za pět let.

Mnoho malých a středních firem v praxi využívá jen malou část funkcí Microsoft 365. Pokud používáte hlavně Word, Excel, PowerPoint a Outlook a e mail řešíte přes vlastní mail server nebo samostatný e mailový balíček, pak u Microsoft 365 platíte za široký soubor služeb, které nevyužíváte. V takovém případě je trvalá licence Office finančně rozumnější volbou.

Kdy je lokální Office lepší volbou?

Lokální Office je nejlepší volbou, pokud vaše organizace splňuje jedno nebo více z následujících kritérií.

Chcete mít plnou kontrolu nad citlivými daty. S rostoucím počtem úniků dat a incidentů v oblasti kybernetické bezpečnosti si stále více organizací klade otázku, zda by kritické firemní informace měly být ukládány v cloudu. Lokální Office uchovává všechny vaše dokumenty a data ve vaší vlastní IT infrastruktuře a pod vaší plnou kontrolou. Softtrader tuto úvahu stále častěji zaznamenává u státních a polostátních institucí, zdravotnických organizací, advokátních kanceláří a poskytovatelů finančních služeb, kteří pracují s citlivými nebo důvěrnými informacemi. V těchto odvětvích není datová suverenita jen preferencí, ale často i zákonnou povinností.

Používáte především desktopové aplikace Office a nepotřebujete cloudové služby Microsoft 365, jako jsou Teams, Exchange Online a SharePoint.

Chcete předvídatelné IT náklady bez průběžného předplatného a budoucího zvyšování cen.

Máte vlastní IT infrastrukturu nebo partnera pro IT, který se o ni stará, a nechcete být závislí na cloudových serverech Microsoft.

Ve všech těchto případech nabízí použitá licence Office 2024 stejné aplikace Office jako Microsoft 365, bez předplatného, bez průběžného zvyšování cen a s podporou Microsoft do října 2029. Více o rozdílu mezi licencemi CSP a použitými licencemi.

A co po pěti letech?

Častá námitka zní: „Ale po pěti letech musíte znovu investovat do nové licence.“ To je pravda. Office 2024 je podporován do října 2029. Po tomto datu budete pravděpodobně chtít přejít na jeho nástupce, pravděpodobně Office 2027 nebo novější verzi.

I kdybyste po pěti letech znovu investovali 150 € do použité licence, vaše celková investice za deset let bude jen 300 € na uživatele. U Microsoft 365 Business Standard by to za stejné období bylo 1 560 € na uživatele a u Microsoft 365 E3 dokonce 4 380 €. Úspora tak zůstává dlouhodobá, i když licenci obnovíte vícekrát.

FAQs

Jsou ceny Microsoft 365 v tomto výpočtu konečné?

Výpočet vychází z ceníkových cen v USD pro červenec 2026 po oznámeném zvýšení cen, přepočtených do EUR po měnové úpravě z února 2026. Konečné ceny v EUR stanovuje Microsoft podle regionu a mohou se lišit. Poměr nákladů však zůstává stejný.

Co když už Microsoft 365 používám?

Předplatné Microsoft 365 můžete po skončení aktuálního období kdykoli zrušit a přejít na trvalou licenci. Desktopové aplikace Office fungují stejně. Mějte ale na paměti, že po zrušení Microsoft 365 ztratíte přístup k Exchange Online, OneDrive a Teams. Před zrušením si proto zálohujte cloudová data.

Jsou použité licence legální?

Ano. V rozsudku UsedSoft, věc C 128/11 z roku 2012, Soudní dvůr Evropské unie potvrdil, že trvalé softwarové licence mohou být v rámci EU dále prodávány. Více se dočtete v článku Levné licence Microsoft: spolehlivé a legální?

Lze koupit jako použité i serverové licence?

Ano. Kromě Office jsou u Softtrader dostupné také Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs a další serverové produkty Microsoft jako použité multilicenční licence. Výhoda TCO platí pro všechny tyto produkty.

Kolik stojí použitá licence při větších objemech?

Ceny uvedené v tomto článku, tedy 140 € za Standard a 150 € za Pro Plus, jsou aktuální v době psaní. Při větších objemech bývá cena za licenci často ještě nižší. Vyžádejte si nezávaznou nabídku a do 24 hodin zjistíte, kolik můžete ušetřit.

Máte jiný dotaz? Podívejte se na naše kompletní FAQ nebo kontaktujte náš tým.

Hledáte Microsoft Office bez předplatného? Prohlédněte si kompletní nabídku použitých licencí Microsoft Office od Softtrader a ušetřete až 70 % oproti ceně nového softwaru. Získejte cenovou nabídku na míru do 24 hodin, nebo nám rovnou zavolejte na číslo +31 24 202 21 03.